Jak správně používat modul Revize

  Obecně platí, že v modulu postupujeme po jednotlivých volbách menu Revize od shora dolů. Nejprve provedeme “Vstup dat”, pak “Výpočet ztrát”, potom v “Přehledu ztrát” odstraníme dohledané dokumenty, dále můžeme pomocí volby “Označení” označit ztracené knihy tak, aby nebyly viditelné v katalogu. Na konci revize vytiskneme protokol volbou “Tisk protokolu” (vytiskne i seznam ztrát) a můžeme použít poslední volbu “Odpis ztrát”, pomocí které se dělá hromadný úbytek. Volbu “Výmaz výpočtu” použijeme pouze ve výjimečných, níže popsaných případech.

!! Popsaný postup je třeba dodržet.

Některé hlavní zásady :

1.   Dokumenty půjčené i vrácené v průběhu revize nebo rezervace nevyzvednuté a čekající v okamžiku výpočtu ztrát systém považuje za zrevidované !
2.   Všechny dokumenty evidované ve výměnných souborech od počátku revize považuje systém za zrevidované !
3.   Několikanásobné načtení stejného dokumentu do revize není na závadu !
4.   Nově zpracované dokumenty v době revize se do výpočtu revize nezahrnují !
5.   V době revize není možné provádět úbytky !!

Řečeno jinak : Během revize můžete půjčovat, vracet, katalogizovat nové přírůstky, ... - tj. můžete dělat běžně vše mimo vyřazování (úbytků) !

Podrobný popis, jak postupovat při revizi :

1.   Nastavení - provede vám jej váš servisní bod. Nastaví základní množiny dokumentů, které chcete revidovat ( v programu se taková množina nazývá “Revidovaná část fondu”). Tyto množiny si předem rozmyslete. Příkladem takových množin je třeba “Dospělé oddělení”, “Dětské oddělení”, “Sklad”. Pokud se jedná o malou knihovnu nebo není-li možné jasně určit jednotlivé části, je možné revidovat celou knihovnu jako jednu část, nazvanou např. “Celá knihovna”.
Pokud máte na revizi dostatek času a chcete-li si udělat pořádek ve fondu, můžete si nechat nastavit další kontrolní funkce. Příkladem je “kontrola regálů”. Při vstupu dat si můžete nastavit jaký regál nebo jeho část právě revidujete (například, záhlaví začíná písmenem “A”, tématická skupina rovno “6”, nebo třeba dokument obsahuje klíčové slovo “poezie”. Další takovou funkcí může být: Zobrazuj dokumenty vydané před rokem XY a dosud nepůjčené.
   
2.   Vstup dat - tuto část programu budete používat nejčastěji a strávíte v ní nejvíce času. Nejprve je třeba vybrat Revidovanou část fondu, případně regál, který chcete revidovat. Pak pomocí skeneru do políčka “čárový kód/p.číslo” musíte načíst čárové kódy (případně naťukat přírůstková čísla) všech dokumentů příslušné “Revidované části fondu". Informace o právě zrevidovaném dokumentu vidíte v políčku “Historie” (neočekávejte od něj nic po zapnutí okna "Vstup dat"). Systém vás při načítání informuje, zda načtený dokument byl nalezen v "Revidované části fondu" a případně, zda vyhovuje podmínkám kontrolních funkcí (nebo třeba i je-li umístěn ve správném regále, máte-li toto nastaveno).
Pokud v průběhu revize zjistíte, že dokument je nesprávně zkatalogizován, můžete jej ihned opravit pomocí tlačítka "Oprava". Podrobnosti o právě revidovaném dokumentu můžete získat pomocí tlačítka "Lístek", informace o výpůjčkách dokumentu tlačítkem "Info". V případě, že např. dva dokumenty mají shodné přírůstkové číslo, je vám nabídnut seznam, ze kterého vyberete správný záznam.
Pamatujte, že je zde již výše zmíněná zásada: Několikanásobné načtení stejného dokumentu do revize není na závadu ! Z toho plyne, že pokud si nejste jistí, zda dokument který máte v ruce jste již načítali, nebo nikoli, nepřemýšlejte o tom a prostě jej načtěte.
Také platí, že dokumenty, které se v průběhu revize půjčují nebo vracejí, není třeba již do revize načítat.

Tabulka hlášení :

Vstup OK dokument je v pořádku zaevidován  
Neznámý dokument dokument není zaevidován - systém tento čárový kód nezná  
Vyřazený dokument dokument je již zapsán v úbytcích U
Jiná část fondu buď je v záznamu o dokumentu uvedeno nesprávné oddělení (opravte záznam) nebo je dokument nesprávně fyzicky umístěn - ze seznamu revidovaných částí fondu vyberte správné oddělení a opětovně načtěte kód dokumentu O
Jiný regál dokument je umístěn v nesprávném regálu - vždy je však zaevidován do revize R
Dokument je vypůjčený dokument je zaevidován a v celkových součtech je započítáván mezi dokumenty načtené P
Starý dokument dokument je zaevidován. Informační hlášení o tom, že v záznamu o dokumentu je uveden rok vydání menší než zvolená hodnota a nikdy nebyl výpůjčním protokolem půjčen nebo alespoň rezervován. Zde může být i jiná zakázková kontrolní funkce. S
   
3.   Výpočet ztrát - použijete jej ve chvíli, kdy jste přesvědčeni, že všechny dokumenty, které patří do příslušné "Revidované části fondu" jsou již načteny pomocí volby “Vstup dat” ( nebo půjčené či vrácené v době revize ). Na obrazovce "Výpočet" máte možnost měnit pouze dvě položky, ale obě jsou hodně důležité a závisí na nich správnost výpočtu. První je volba "Revidované části fondu", zde vyberete část, kterou máte kompletně načtenou ve vstupu dat a u které chcete výpočet ztrát provést. Druhou volbou je "Datum začátku revize". Tato volba je velmi důležitá, protože ohraničuje datum, od kdy se načtené a hlavně půjčené a vrácené knihy budou zahrnovat do výpočtu, jakožto nechybějící. Doporučujeme zadat skutečné datum začátku načítání dokumentů.
Celkem bez obav můžete použít tlačítko "Vyhledat", po chvilce počítání (ve velké knihovně to může být i několik minut) se objeví výsledek výpočtu. Z čísel, které se zobrazí, by mělo být patrno, zda jste při načítání nezapomněli na nějakou větší část fondu. Pokud si takovou skutečnost uvědomíte a chcete pokračovat v načítání dat, použijte tlačítko "Storno" a výpočet se neuloží, nevytvoří se seznam ztracených knih a vy můžete v načítání přes “Vstup dat” pokračovat. Z toho plyne, že volbu “Výpočet ztrát” můžete použít k orientačnímu zjištění stavu načítání.
Pokud jsou čísla výpočtu přiměřená, pomocí tlačítka "Zapsat" uložíte výpočet a zároveň se vytvoří seznam nenalezených dokumentů.
   
4.   Přehled ztrát - pomocí této volby můžete vytisknout seznam nenalezených dokumentů a po dohledání je dorevidovat. První věc, kterou musíte v této části udělat, je zvolit správnou "Revidovanou část fondu". K nastavení správné části fondu použijte ikonu filtr z řídícího panelu (ikonka trychtýře, stejně jako v katalogizaci). Nyní vidíte v přehledu, které dokumenty z příslušné "Revidované části fondu" jsou ztracené (nebyly načteny, nejsou půjčeny a ani nebyly v době revize půjčeny/vráceny). Tento seznam si můžete setřídit kliknutím na záhlaví sloupce. Pokud přidržíte klávesu "Shift", můžete kliknout na záhlaví více sloupců a přehled se seřadí podle všech označených sloupců např. Autor+Nazev = seřazeno podle záhlaví. Tento seznam si můžete vytisknout pomocí ikony tiskárny z řídícího panelu. Řazení na vytištěném seznamu bude stejné jako na obrazovce.
Knihy, které se vám podaří nalézt, zařadíte mezi zrevidované tím, že je smažete ze seznamu nenalezených pomocí tlačítka "Odstranit z přehledu" (provedením výpočtu ztrát, již není možno načítat záznamy skenerem). Pokud v seznamu zjistíte, že při revizi nebyla načtena větší část fondu, můžete pomocí poslední volby v menu "Výmaz výpočtu" smazat výpočet, pomocí vstupu dat načíst chybějící část a znovu provést “Výpočet ztrát”. V tomto případě nezapomeňte načíst též všechny do té doby dohledané dokumenty, nebo je po výpočtu znova budete muset odstraňovat z přehledu. Při dohledávání dokumentů máte možnost zjišťovat podrobnosti pomocí tlačítka "Lístek", případně upravovat záznamy pomocí tlačítka "Oprava".
   
5.   Označení - tato volba není povinná. Použijete ji v případě, že ztracených dokumentů je více a plánujete delší čas na dohledávání dokumentů. Provedete-li tuto volbu, nebudou se pak nenalezené dokumenty zobrazovat v online katalogu. Postrádané dokumenty jsou označeny v úbytkovém čísle slovem "REVIZE". Tím je zajištěno, že systém dokument nezobrazuje v katalogu, ale nejedná se ještě o klasické zúbytkování, protože dokumenty se nenacházejí v seznamu úbytků a vymazáním ze seznamu ztrát se vracejí do fondu.
   
6.   Tisk protokolu - k této volbě přistupujete ve chvíli, kdy jsme dokončili hledání dokumentů a chceme celou revizi ukončit. Protokol můžete vytisknout pro jednu nebo více "Revidovaných částí fondu" najednou. Doporučení je vytisknout jeden protokol pro celou knihovnu a zahrnout do něj všechny "Revidované části fondu". Před tiskem máte možnost doplnit kdy, kde a kdo revizi provedl. Součástí protokolu je i seznam nenalezených svazků.
   
7.   Odpis ztrát - máte-li vytištěný protokol o revizi, můžete přistoupit k hromadnému odpisu. Na formuláři si vyberete, ze které revidované části fondu chcete nenalezené dokumenty odepisovat. Zároveň jste informováni o počtu odepisovaných dokumentů. Dále je potřeba zadat osobu, která odpis provádí, datum a důvod odpisu. Před samotným odpisem, můžete použít volbu "Test odpisu". Tento test vám zobrazí seznam knih, které nebudou automaticky odepsány, protože neprošly kontrolami před odepsáním. Než stisknete tlačítko "OK", které provede samotný odpis, je potřeba nejprve zadat "Číslo odpisového seznamu" (Pokud máte pouze jeden úbytkový seznam zadejte číslo 1).

Často opakující se nejasnosti a dotazy :

1.   Musíme vrácené a půjčované dokumenty načítat do revize ?
 Odpověď:  NE ! Všechny dokumenty půjčené v průběhu revize nebo rezervace nevyzvednuté a čekající v okamžiku výpočtu ztrát považuje systém za zrevidované !
   
2.   Máme do revize načítat nově zpracované dokumenty ?
 Odpověď:  Nemusíte. Dokumenty nově zpracované po začátku revize se do výpočtu revize nezahrnují !
   
3.   Ve volbě “Vstup dat” se mi ztratila revidovaná část fondu.
 Odpověď:  Pomocí volby “Výpočet ztrát” jste provedli výpočet a zapsali seznam nenalezených dokumentů. Touto volbou došlo k uzavření vstupu dat a dohledané dokumenty musíte odstraňovat z přehledu ztrát. Další možností, jde-li o větší počet dokumentů, je použít volbu “Výmaz výpočtu” a výpočet příslušné revidované části fondu smazat. Pak je opět možno použít volbu “Vstup dat”.
   
4.   V přehledu ztrát se nezobrazují nenalezené knihy, přestože jsme provedli “Výpočet ztrát”.
 Odpověď:  Ujistěte se, že máte filtr přepnut na správnou část fondu. V horním menu stiskněte ikonu filtru a vyberte revidovanou část fondu, se kterou chcete pracovat.
   
5.   Co znamenají písmena ve sloupci kód v okně historie v části “Vstup dat” ?
 Odpověď:  Písmena znamenají kód chyby, která vznikla při vstupu dat - viz tabulka hlášení.
   
6.   Pokud se při načtení dokumentu do vstupu dat objeví hláška "Jiný regál" (viz tabulka hlášení) a dokument skutečně patří do jiného regálu, musím se přepnout na správný regál a dokument znovu načíst ?
 Odpověď:  Ne, i pokud se objeví hláška "Jiný regál", dokument je zrevidován. Dokument pouze uložím do správného regálu a dál se o nic nemusím starat. Je jedno zda regál, do kterého jste dokument přesunuli jste již načítali nebo ne. Maximálně jej načtete ještě jednou, až se dostanete k příslušnému regálu a to není na závadu.

Související informace : Ceník HW a služeb (skenery), Revizní skener s pamětí, Zkušenosti s revizí a rádiovými skenery

Tento dokument spravuje : Miloš Novotný

ZPĚT na hlavní stránku Otázky, připomínky : info@lanius.cz