Doporučení, jak předávat záznamy z výměnného fondu do malé knihovny :

Varianta doporučená, kdy se na malou knihovnu přenášejí vždy jen data konkrétního souboru

Tato varianta je výhodná tím, že se při ní přenášejí menší objemy dat a změny lokace přenášených knih je potřeba provádět pouze při vracení knih z malé knihovny. Nevýhodou je, že je třeba pro každou knihovnu dělat samostatný datový soubor a pokud velká knihovna nemá web pro výměnný fond, nemají malé knihovny informace o dokumentech, které jsou ve výměnném fondu.

1. Při vytvoření souboru je třeba vyexportovat všechny knihy daného souboru :

LANius

Export provedeme stiskem tlačítka "Exportovat"- to se nachází v 9. modulu na ploše formuláře pro vytváření souborů. Systém záznamy knih obsažených v souboru uloží na místo definované pomocí programu Outin ( pomůže servisní bod ). Pokud budeme data posílat e-mailem, necháme si cestu nastavit na disk, povezeme-li data společně se souborem, necháme cestu nastavit rovnou na disketu.

Clavius

Export provedeme z modulu Výměnné soubory pomocí volby "Soubory" a "Export dat". V okně, které se objeví, zadáme, případně vybereme název a cestu. Cestu zvolíme na disk, pokud data budeme posílat e-mailem, popř. rovnou na disketu, povezeme-li je společně se souborem. Pokud má malá knihovna systém LANius, použijeme kódovou stránku "Kameničtí (895)", případně když používá Clavius, zaškrtneme "Windows (1250)".

2. Na malé knihovně je třeba nejprve nastavit následující ( udělá šikovnější knihovnice, případně servisní bod ) :

LANius

V nastavení lokačních zkratek přidáme signaturu výměnného fondu ( většinou VF ) a signaturu pro knihy z výměnného fondu, které jsou již vráceny velké knihovně ( třeba NIC ). Této signatuře zaškrtneme volby "Nezobrazovat na katalozích ve všech odděleních". Servisní bod Vám může zajistit, aby knihy s touto signaturou nebyly započítány do licence.

Clavius

V tabulce lokace je dobré přidat lokaci/signaturu výměnného fondu ( většinou VF ). Skrytí výměnného fondu na malé knihovně pro tisk přírůstkového seznamu a statistiky pomocí položky "nid". Postup: V Claviu v menu Pomůcky - Základní údaje o knihovně je nutné vyplnit proměnou Lokace výměnných souborů a do položky "nid" nadřízené knihovny vyplníme znak R.

3. Import záznamů v malé knihovně opakujeme vždy, když přivážíme nový soubor :

LANius

Import provedeme pomocí programu OUTIN, spuštěním volby v hlavním menu ( nastaví servisní bod ).

Clavius

Import provedeme v modulu katalogizace pomocí volby "Systém" - "Import záznamů". Pokud import nebude schopen automaticky rozpoznat kódovou stránku, zeptá se na ni.

4. Vrácení souboru z malé knihovny :

LANius

V Laniu pustíme v prvním modulu volbu "Knihy" - "Seznamy" - "Dodací list" a stiskneme tlačítko "Seznam". Tam nastavíme změnu signatur, např. z VF ( výměnný fond ) na signaturu NIC ( knihy se nevyhledávájí na katalogu ). Scannerem načteme všechny knihy, co se odvážejí z knihovny. Se změnou signatury se zároveň vytvoří seznam, který je možno vytisknout.

Clavius

V modulu Katalogizace vybereme z menu "Systém" volbu "Opravy údajů o exempláři". Na záložce "Změny údajů" zaškrtneme volbu "Exemplář odvážen do nadřízené knihovny" a přečteme scannerem čárové kódy všech knih, které se vracejí do velké knihovny.


Varianta, kdy jsou na malé knihovně data celého výměnného fondu a mění se pouze lokace

Výhodou této varianty je vytvoření jednoho datového souboru ( diskety ) pro více malých knihoven a na všech knihovnách je přehled o všech dokumentech ve výměnném fondu. Nevýhodou je větší objem přenášených dat a hlavně nutnost přečtení kódů všech knih při předání i vracení souboru. Má-li malá knihovna Clavius, musí též mít dostatečně velkou licenci !

1. Nejprve je třeba vyexportovat všechny knihy z vyměnného fondu. Knihy jsou exportovány podle signatury, případně podle lokace ( u Clavia ) :

LANius

Export provedeme pomocí programu Outin ( pomůže servisní bod ).

Clavius

Export provedeme pomocí volby "Výstupy" - "Export dat (Outin)" - vybereme všechny záznamy dané lokace. Dále vybereme výstupní šablonu "Export dat OUTIN iso2709". Vyexportovaný soubor uložíme na disketu/zip, popř. vypálíme na CD.

2. Na všech knihovnách, které budou dostávat výměnné soubory je třeba naimportovat celý výměnný fond :

LANius

Import provedeme pomocí programu OUTIN ( pomůže servisní bod ).

Clavius

Import provedeme v modulu katalogizace pomocí volby "Systém" - "Import záznamů".

3. Na příslušné knihovně je třeba nejprve nastavit následující ( udělá šikovnější knihovnice, případně servisní bod ) :

LANius

V nastavení "Lokačních zkratek" ( modul X ) přidáme signaturu výměnného fondu ( většinou VF ) a signaturu pro knihy z výměnného fondu, které jsou právě zapůjčeny v knihovně ( většinou zkratka regionální knihovny - např.KH = Kutná Hora). U signatury výměnného fondu (VF) zakážeme zobrazování na všech odděleních a u signatury regionální knihovny (KH) naopak vyhledávání povolíme. Servisní bod může zajistit, aby knihy se signaturou VF nebyly započítány do licence.

Clavius

V tabulce lokace je třeba přidat lokaci výměnného fondu ( většinou VF ) a lokaci nebo signaturu pro knihy z výměnného fondu, které jsou právě zapůjčeny v knihovně ( většinou zkratka regionální knihovny - např.KH = Kutná Hora ). Servisní bod zařídí, aby knihy s lokací VF nebyly vidět na katalozích a nenabízely se k rezervacím.

4. Export z velké knihovny a import záznamů v malé knihovně zopakujeme vždy, když přivážíme nový soubor :

LANius

Export všech knih, které přibyly od minulého přenosu ve výměném fondu, provedeme stiskem volby v hlavním menu ( nastaví servisní bod ).
Import na malé knihovně provedeme pomocí programu OUTIN, spuštěním volby v hlavním menu ( nastaví servisní bod ).

Clavius

Export všech knih, které přibyly od minulého přenosu ve výměném fondu, provedeme pomocí volby "Výstupy" - "Export dat (Outin)" - vybereme všechny záznamy lokace VF, které přibyly od minulého odběru ( datum vložení svazku - mezi - datum posledního odběru - dnešní datum ). Dále zvolíme výstupní šablonu "Export dat OUTIN iso2709". Vyexportovaný soubor uložíme na disketu/zip, popř. vypálíme na CD.
Na malé knihovně provedeme import v modulu Katalogizace pomocí volby "Systém" - "Import záznamů".

5. Změna lokace/signatury v malé knihovně z důvodu vyhledávatelnosti na katalozích - provádí se vždy, když přivážíme nebo odvážíme soubor :

LANius

Při předání souboru na malou knihovnu pustíme v Laniu v prvním modulu volbu "Knihy" - "Seznamy" - "Dodací list" a stiskneme tlačítko "Seznam". Tam nastavíme : "Měnit signaturu", z např. VF ( výměnný fond ) na signaturu KH ( velká knihovna - knihy se nevyhledávájí na katalogu ). Scannerem načteme všechny knihy z přivezeného souboru. Se změnou signatury zároveň vytvoříme seznam, který je možno vytisknout. Při odvážení knih postupujeme opačně : signatura KH se mění na VF - opět vytvoříme seznam.

Clavius

Při předání souboru na malou knihovnu po importu záznamů vybereme z menu "Systém" volba "Opravy údajů o exempláři". Měníme-li lokaci, zaškrtneme a vybereme lokaci, která bude vyhledávana na katalozích na první záložce "Nastavení měněných údajů". Pak na záložce "Změny údajů" přečteme scannerem čárové kódy všech knih z přivezeného souboru. Potřebujeme-li měnit signaturu, nastavíme změnu na záložce "Změny údajů" a taktéž přečteme čárové kódy knih. Při vracení knih do velké knihovny postupujeme opačně - měníme lokaci, která se zobrazovala na katalozích na lokaci výměnného fondu ( ta se na katalozích nezobrazuje ).

Velkou knihovnou se pro účely tohoto textu myslí knihovna, která výměnné soubory poskytuje ( tj. data exportuje ).
Malou knihovnou se pro účely tohoto textu myslí knihovna, která výměnné soubory přijímá ( tj. data importuje ).

Při propojení knihoven do jednoho regionálního knihovního systému se žádná data výměnných souborů přenášet nemusí.

Tento dokument spravuje : Ondřej Široký


ZPĚT na hlavní stránku Otázky, připomínky : info@lanius.cz